PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN

Esta fase del Proceso Administrativo, tiene como principales objetivos, minimizar los efectos negativos de los imprevistos, y maximizar el aprovechamiento de las oportunidades que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades de una empresa, por lo que es necesario que se planifiquen todas las actividades por escrito con fechas, objetivo, tiempo de duración, costo, responsable y resultados esperados. Además se deben tener en cuenta herramientas como planes, programas, políticas, premisas, procedimientos, reglas y presupuestos, éstas ayudarán a llevar a cabo la planeación.
El período escogido para planificar depende de las necesidades de la empresa, puede ser un mes, un trimestre, un semestre, un año o más. Para poder planificar acorde a la realidad, se debe hacer primero un análisis interno y externo de la empresa para saber cuál es el mercado objetivo del bien o servicio ofrecido, y las capacidades propias de producción y/o comercialización del mismo. Una vez se tengan estos datos, se podrá planificar el futuro, sabiendo que no todo se puede prever. Hay acontecimientos inesperados como una catástrofe natural, recesión en la economía, caída del poder adquisitivo de los clientes, cambio en las políticas económicas que afecten el negocio; pero también hay oportunidades que se presentan imprevistamente como un alza en la demanda del producto, caída en la oferta de bienes o servicios sustitutos, oportunidades de fusión con empresas posicionadas en el mercado y otros, que pueden indicar cambios en los planes trazados para evitar amenazas y/o aprovechar oportunidades. Estos imprevistos son factores externos que no se pueden dominar, por lo que se debe estar preparado para superar con la menor pérdida o aprovechar con el mayor beneficio posible.

Se debe aclarar también que la planeación es flexible, objetiva, factible y todas sus actividades deben direccionarse hacia un mismo fin. Es flexible porque puede modificarse en la medida en que las circunstancias así lo ameriten, en el momento en que lo planificado no se adapte a la realidad cambiante y llena de incertidumbres. Es objetiva porque el gerente que la realiza debe ver la realidad tal como se presenta y no como él quisiera verla, seguramente así cometerá menor cantidad de errores. Debe ser factible en el sentido de que lo planificado debe ser posible de realizar con los medios que ofrece el ambiente en el que se está actuando y por último, es sumamente necesario que todas las actividades planificadas, en las diferentes áreas de la organización, respondan a un mismo objetivo: el trazado inicialmente por los directivos.

En conclusión una buena planificación documentada, es un factor de éxito para toda organización que quiera obtener resultados en el corto, mediano y largo plazo.



ORGANIZACIÓN:

En esta etapa, el empresario estudia las necesidades de la empresas y diseña cargos, funciones, asigna tareas, responsabilidades y autoridad. También organiza esos cargos según su jerarquía, en un organigrama: gráfico donde ubica la relación laboral que tendrán entre sí, para crear un sistema funcional, que facilite el logro de los objetivos de la organización.

Anteriormente los organigramas tenían una forma triangular muy elevada que denotaba el poco acercamiento entre el jefe y los obreros, actualmente los organigramas tienden a ser más horizontales, en el que existen menos niveles jerárquicos y mayor comunicación entre los integrantes de una empresa.

Muchos piensan que en empresas pequeñas no es necesario elaborar un organigrama y mucho menos diseñar cargos y funciones, pero es de vital importancia determinar las tareas, responsabilidades y autoridad que cada funcionario tendrá, para evitar recargar a una sola persona –por lo general en un cargo de poca autoridad y remuneración- con varias funciones y responsabilidades, porque eso es muy desmotivador y crea resentimientos, que en última instancia se refleja en el bajo rendimiento de ese trabajador y la poca eficiencia en los procesos empresariales. También, si esa persona está en contacto con los clientes, puede dar una imagen no deseada y ahuyentarlos con su actitud.

Por eso se recomienda especificar los límites de cada cargo por escrito en un manual de funciones y procedimientos, que debe ser conocido y aceptado por todos, para evitar que dos personas realicen la misma tarea o por el contrario, que nadie la realice porque piense que es responsabilidad de otro. La etapa de organización de una empresas también incluye la distribución del espacio físico, la maquinaria y equipos en la planta.


DIRECCIÓN:

En esta etapa comienza la acción, mientras que la planeación y la organización fueron actividades teóricas, la dirección es dinámica. Aquí el gerente deberá acudir a todas sus cualidades de líder, para convencer, no obligar, a los colaboradores para que logren los objetivos de la Organización. Ya se dijo qué se quiere hacer y cómo se va a lograr, es hora de poner en marcha el barco y lanzarse a la aventura que significa todo emprendimiento. Esta aventura, claro está, debe tener lo menos de improvisación y lo máximo de previsión para llegar a puerto seguro, pero se debe tener presente que el futuro es incierto y por más que preveamos, planifiquemos y organicemos, habrá sucesos inesperados que deberán ser superados con creatividad y prontitud.

Como en la dirección de una orquesta, todos los integrantes de la misma deben ejecutar sus instrumentos de tal manera que generen un sonido armónico. En las organizaciones este sonido es el valor agregado que la hace competitiva en el mercado. En este punto, el gerente debe tener muy en cuenta la cultura del grupo que está dirigiendo para poder motivarlo adecuadamente, no es lo mismo liderar una empresa en Toronto-Canadá, en ciudad de México o en Maicao-Colombia. Cada grupo social tiene sus características, necesidades e intereses, que se deben tener en cuenta a la hora de seducirlos para que realicen actividades que persigan el éxito empresarial.
Además, las personas que conforman los equipos de trabajo tienen características diferentes entre sí, por lo que se los debe motivar de forma diferente. He aquí la capacidad de intuición del Director.

El ideal es lograr que los trabajadores sientan la necesidad de cumplir con la empresa porque ella cumple con sus necesidades, es una relación de gana-gana con los clientes internos que van a atraer a los clientes externos. La nuevas investigaciones han demostrado que un empleado –cliente interno- satisfecho con su labor, atiende mucho mejor al cliente externo que es el que va a permitir el sostenimiento de la empresa. De nada sirve querer posicionar un producto o servicio en el mercado, si antes el vendedor no tiene la intención de aplicar las mejores estrategias de venta de las que disponga y menos aún si no siente el interés por aumentar las ventas.

Se puede decir que la dirección es una tarea delicada que requiere de mucha inteligencia emocional, inteligencia cultural, manejo de conflictos, empatía y calidad humana, para conformar un equipo capaz de satisfacer las necesidades de los clientes, persiguiendo sus propios intereses que serán los mismos que los de la Organización.


CONTROL:

Todas las actividades que realiza una empresa deben ser controladas y no al final de los procesos, sino durante el desarrollo de los mismos, con el objeto de corregir errores a tiempo. Si se realiza control solo al final de las actividades, quizás ya sea demasiado tarde para corregir el rumbo de los acontecimientos. Para ello deben existir personas dedicadas a esta función, en las empresas grandes existe un departamento de Control Interno que ejerce una función pedagógica más que de castigo, ya que a lo largo de la vida de toda empresa se cometen errores que sirven para aprender y no volver a cometerlos, de allí la importancia de que existan controles que indiquen donde se está fallando y cuáles modificaciones se deben hacer para reanudar el camino del éxito. Es importante mantener una comunicación constante con el ambiente externo para detectar los posibles errores, ya que la retroalimentación con los clientes, proporcionará valiosa información sobre la satisfacción o insatisfacción que obtienen al utilizar el producto o servicio ofrecido.

En las pequeñas empresas el control es más sencillo de realizar, pero debe manejarse de forma adecuada, para no crear un ambiente de desconfianza. Es preferible capacitar a los
trabajadores en autocontrol. Para ello se debe crear mucho sentido de pertenencia en ellos con respecto a la Empresa, para que se responsabilicen por el futuro de la misma -ya que serà su propio futuro- y se desempeñen con lealtad.

El autocontrol se encuentra con mayor frecuencia en países desarrollados, donde no existen grandes desigualdades entre sus ciudadanos, y las personas cultivan un mayor sentido de ética en la convivencia organizacional.

El control se debe realizar al inventario al menos una vez al año, al pago puntual de trabajadores quincenal o mensualmente, de impuestos cuando lo indiquen las leyes, al cobro de cartera segùn las polìticas de la empresa, al cumplimiento de normas de acuerdo a lo planificado, al precio de venta relacionado con el del mercado y principalmente a la calidad del producto y la satisfacción del cliente.






Siga el siguiente enlace para ver el video "SI SE PUEDE"
http://www.youtube.com/watch?v=PIOSHoOSWU8
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VALORACIÓN DE LOS ASISTENTES AL EVENTO:

PREGUNTA

1. ¿Qué aspectos positivos puede destacar del evento en cuanto a puntualidad, manejo de los temas, metodología, sitio y otros?

RESPUESTAS:

1. La Universidad ha avanzado con este tipo de eventos con empresarios, genera progreso. Temas de interés empresarial, compromiso social, proyección empresarial. Hace falta más de estos eventos para educar al comerciante de Maicao.

-Hubo diferentes criterios al evaluar puntualidad, unos dijeron buena, otros regular y otros mala. Se comenzó media hora más tarde de lo previsto, esperando que hubiera una cantidad de personas considerable-.

Felicitaciones para las jóvenes estudiantes que manejaron el público. Buen manejo de temas. Faltó profundizar los temas y más expositores. Tomaron una forma versátil para tratar el tema marketing

Excelente estructura del evento y metodología guiada por tutora. Buen manejo del tiempo. Buena iniciativa e intencionalidad de la propuesta. No duden que los necesitamos para un mejor futuro.

Excelentes herramientas tecnológicas de apoyo.

Sitio excelente.

2. ¿Qué aspectos de este proceso considera se podrían mejorar?

2. Traer comerciantes de la ciudad para el intercambio de ideas de negocio con la asesoría de la Universidad. Faltó confirmar la presencia de empresarios clave en el sector productivo de Maicao, para aprender de sus errores y sus éxitos. Faltó más apoyo financiero para traer conferencistas para que asistan más personas y hacer el evento más participativo.

Utilizar las redes sociales (Facebook, Twiter) y celulares para recordar el evento. Promocionar más el evento en la zona comercial para que se conozca la calidad de profesionales que se preparan en esta Universidad. Invitar a más cantidad de personas.

Tener continuidad en las actividades que presentan. Generar procesos de desarrollo, emprendimiento y proyección social.

Faltó mayor profundidad en las soluciones expuestas. Que la temática sea más de emprendimiento que de asesoría. Faltó mayor profundidad y variedad de temas. Mejorar la vocalización. Faltó apoyo de otras universidades.

3. ¿Qué sugerencias podría aportar a este proceso?

3. Ampliar el tema. Mayor innovación en los temas expuestos. Experiencia en negociación internacional. Invitar ponentes internacionales. Qué los temas expuestos estén más acordes con la realidad de práctica, no exposiciones teóricas. Enfocar los temas en las virtudes que tiene Maicao o su nivel profesional. Insistir en la legalidad de los procesos.

Mejorar puntualidad y ser más dinámicos.

Realizar estos eventos con mayor frecuencia.

Mejorar la verificación de listas en la entrada.

Implementar publicidad más novedosa que despierte interés de la comunidad por este tipo de eventos tan importantes que se desarrollan en esta Universidad.

Faltó presencia de funcionarios del Estado. Faltó patrocinio.

Hacer invitaciones a mayor cantidad de personas.

Los estudiantes de X Semestre Nocturno de Administración de Empresas de la Universidad de La Guajira Extensión Maicao, agradecen a todos los asistentes al 1er. Seminario Taller de Marketing Básico y Proceso Administrativo, desean muchos éxitos en sus empresas y que este ejercicio académico haya podido contribuir de alguna manera, al mejoramiento del sector empresarial del municipio. Los esperamos en los próximos eventos a realizar. ¡MUCHAS GRACIAS!